会计

• • 资金来源；每个基金都是独立的，有自己的基金余额
  • 需要所有的预算代码
  • 例如无限制普通基金，其中基金是线程中的第一组数字：
    • 11000基金-4212机构-521000账户-672000程序
  • 地区基金是那些以1、2、3、4、5、6开头的基金，所有活动都需要预算所有人的批准。
  • 信托及辅助基金及扶轮社基金是以7和8开头的。所有活动都需要一张签名卡和两名授权签署人。

• • 您的部门（成本中心）编号用于指定每个指令或操作区域
  • 需要所有的预算代码
  • 例如，财政服务（4212）和竞技（1406），其中ORG是线程中的第二组数字：
    • 11000基金- 4212组织- 521000账户- 672000方案

• • 一个项目或一项服务的支出或收入分类类别
  • 需要所有的预算代码
  • 例如非教学用品（451000）：
    • 11000基金- 4212 Org - 451000帐户- 672000程序

• • 与一门学科或一组服务有关的指导或操作功能的代码
  • 需要所有的预算代码
  • 例如，财政服务组织4212使用财政服务计划672000
    • 11000基金- 4212组织- 451000帐户- 672000程序

• • 一种代码，用于跟踪特定的费用和收入来源，以便进行报告
    • 11000基金- 4212机构- 451000帐户- 6720000计划- 24财政年度活动
  • 只按指定使用

• • 一种代码，用于跟踪特定的费用和收入来源，以便进行报告
    • 11000基金- 4212机构- 451000账户- 6720000项目- FY24活动- FY24地点
  • 只按指定使用

培训与资源

• 培训和指导手册可在亿博体育的培训和资源网页上找到。

预算所有权需要在财政服务部门的多个平台之间进行更改。为了使所有交易继续不间断地进行，请在生效日期之前提交请求。

• • 考虑用户是否需要使用财政服务工具或接受相关培训
  • 在预算所有者更改之前提交到Concur的事务不能重新路由；新的预算所有者访问先前预算所有者未决的Concur报告需要代理访问。
  • 信托和辅助基金必须在预算所有者更新之前完成签名卡更新。

当预算所有者对其计划计划进行战略性更改时，需要对计划支出进行更改。预算所有者开始重新分配其当前的预算拨款，以资助其更新的方案计划中的支出。限制;所有预算转移都由AP 6250规定。

1. 1. 预算由基金、机构、帐户和计划分配。有时活动代码和位置代码分配预算。
   2. 预算由预算所有者管理，预算代码用于对项目支出进行分类。
   3. 预算可在以下几种情况下重新分类：
      1. 预算转移由BPAP 6250规范。
      2. 标准转帐发生在帐户之间和同一组织和基金下。
      3. 所有帐户按其第一个数字分组，称为主要的对象。在这里阅读更多关于理解预算的内容。
      4. 一个主要项目内的预算转移可以由预算所有人批准
      5. 两个或两个以上主要对象之间的预算转移，需要董事会批准。
      6. 基金和组织之间的预算转移可根据基金集团特有的准则进行。

发起您的请求： 财政服务门户 8 预算转移请求

• • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。如果您想使用纸质表格，您可以填写旧的纸质表格，并将其附在财政服务门户网站的预算申请单上。

交付大多数支票和现金收银处，位于学生服务大楼- SS150．

1. 1. 学生帐户付款-包括学生证（k#）
   2. 退休人员付款-包括雇员编号（k#）
   3. 托儿费用-包括学生及家长的身份证（k#）
   4. 地区预算存款-包括存款的完整预算代码，客户/供应商ID (k#)（如适用）
   5. 向信托、扶轮社及辅助社的存款-包括存款的完整预算代码及基金/扶轮社的名称

将以下付款类型直接发送到指定位置。

1. 1. CNA测试付款：交付支票到区域卫生职业资源中心位于ECOC -1楼- Rm 10。
   2. 继续教育：把支票寄给维克大学注册办公室。

捐献给地区、扶轮助理团及扶轮社。

1. 1. 学院不直接接受捐款。亿博体育基金会是一个独立的501c3非营利组织，也是SBCC的合作伙伴。任何支付给SBCC的捐款支票将被退还。支付给SBCC基金会的捐款支票将被送到亿博体育的基金会。点击这里了解更多。

在一个账户上产生或收取的费用需要转到另一个账户上，这就叫做费用转帐。

1. 1. 费用由预算所有者管理，预算代码用于对项目支出进行分类。
   2. 每项费用都有一个完整的预算代码：基金、组织、帐户和计划。有时活动代码和位置代码分配预算。
   3. 预算必须在发生/重新分类任何费用之前可用，并且在更正/转移费用时可能需要重新分配预算。 

要开始您的费用转账，请到财政服务门户 8费用转移/重新分类

• • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
  • 要完成请求，您需要确定费用并亿博体育提供新的预算代码。超过新预算的预算所有者将需要授权该请求。
  • 对于支持文档，亿博体育建议使用简单报告中的屏幕截图或超链接。
  • 如果您想使用纸质表格，您可以在财务服务门户网站上填写旧的纸质表格，并将其附在费用转移请求单上。

自1976年以来，SBCC基金会一直为亿博体育亿博体育提供私人慈善支持，作为个人和组织可以投资于学院及其学生的工具。作为一个独立的501c3非营利组织和SBCC的合作伙伴，SBCC基金会每年为学生成功项目、奖学金、图书补助金、应急基金和学院的其他关键需求亿博体育提供500多万美元。

为了将资金用于预先批准的支出，可使用下列表格申请从扶轮基金会存取及转移至地区。

1. 1. 基金转移申请表格
   2. 将资金从基金会转移到地区的工作流程说明

请访问信托及助理团专用网页，了解有关基金资助及转帐的资讯。

应付帐款支付给供应商、顾问和学生（不包括雇员） 

1. 1. 提交的发票必须包含以下信息，以便处理：
      • • 列明收到的金额和服务/货物的分项发票；
        • 全部预算代码或确定发票应在何处收费的PO号；
        • 预算所有者的批准，如果没有包含在原始提交中，将发送给适当的个人进行审查
        • 完全符合区域采购指南，例如所有超过10,000美元的采购所需的订单。
   2. 主要注意事项：
      • • SBCC按净30条款向亿博体育的供应商付款。
        • 应付账款的处理时间最长为两周。
        • 亿博体育鼓励所有供应商注册电子支付。
   3. 请点击此处查看通过财政服务门户网站上的应付账款提交付款发票的详细说明。
   4. 直接跳过并提交您的发票现在！去这里财政服务门户8应付账款

应付予P的帐款一个学生说

SBCC为不同目的的学生支付费用。

1. 1. 申请学生报销、学生津贴和紧急补助金是在财政服务门户网站下应付帐款标签。请求类型包括：
      • 学生旅游
      • 学生代表地区预先授权购买（系、会、行政组等）
      • 吃饭的钱
      • 里程报销(必须填写并附上此学生里程报销工作表。
   2. 涉及学生就业的请求，如联邦工作学习，应直接向人力资源或工资部门提出。
   3. 所有影响学生账户的经济援助相关请求都应直接提交给经济援助部门或学生财务部。

要申请学生报销，请转到：

财政服务门户8应付账款（报销，助学金）给学生

8 申请学生发还款项是为旅行、购物、用餐和里程。

• • • • 对于里程报销，请填写学生里程报销工作表，并附在门户网站内的报销申请中。
      • 对于每日餐费，请填写学生每日餐费旅行和会议申请工作表，并将其附在门户网站的学生报销单上

8 申请津贴，助学金或奖励是发布亿博体育提供给学生的非经济资助。

SBCC首选的付款和退款方式是通过直接存款，也称为ACH，这是从SBCC到供应商/学生银行账户的电子转账。

• • 亿博体育鼓励员工（学生、小时工、永久雇员）在此注册，以电子直接存款方式接收与就业相关的（仅限工资和福利）付款。
  • 鼓励供应商、学生和员工通过电子直接存款（此处链接的可打印表格）注册以获得供应商、经济援助、同意报销和所有其他与工资无关的付款。

如果个人没有直接存款，也没有安全的邮寄地址，可以安排亲自领取支票。

1. 1. 在规定的办公时间内领取。
   2. 持有支票提货的请求必须提前向应付账款提出（在支票邮寄之前），并在原始请求中注明。
   3. 支票不得由第三方（支票收款人以外的个人）提取。
   4. 接机时需持有效身份证件（校园卡、驾驶执照、政府批准的身份证件）。

• • 在任何购买之前，审查预算以确认资金的可用性。
  • 按照采购流程进行采购采购部（网页在此）。
    • 您的购买金额是否大于1万美元？
    • 你的购买是否包括资本资产（即设备）？
    • 你需要申请单吗？购买订单吗?
  • 确保供应商已在系统中建立。（建立了一个k#）
  • 选择一种付款方式。
    
    1. 小额购买和经常性费用：
       1. 本地区鼓励使用地区信用卡购买小商品及支付每月的经常性费用。
    2. 对于大宗采购项目和合同：
       1. 本区鼓励所有供应商通过ACH付款。
       2. 通过财务服务门户网站上的应付账款流程提交付款发票。

**更新程序**

1. 1. 员工在任何情况下都不会通过应付账款支付工资。
   2. 有关工资和福利的支付，请联系人力资源部、工资部或你的主管。
   3. 有关教师津贴的付款，请与教务处联系（此处）。
   4. 与报销员工相关的付款提交给CONCUR，包括但不限于：
      1. • 本地，地区批准的旅行里程索赔
         • 旅游与会议
         • 偿还用个人资金购买地区已批准的商品或服务而现在需要偿还的预先批准的款项。
      2. 在CONCUR中，员工必须在以下两种报告中进行选择：
         • 旅行政策-仅用于您的旅行和会议。如果您正在申请报销您代表第三方（学生、其他员工）支付的差旅、会议和其他费用，请不要使用此表格。
         • 地区信用卡政策-用于地区信用卡费用、与差旅和会议无关的员工报销、本地里程索赔以及您代表第三方（学生、其他员工）支付的差旅和会议及其他费用的报销。

• • 所有自付现金费用（凭收据正本）均可报销。
  • 当原始收据丢失或无法使用时，请填写遗失收据证明表格（此处说明）。
  • 向Concur平台提交所有员工报销申请。在自助服务校园门户。

• • 学生报销通过财政服务门户处理，在学生报销请求下。请访问此页面了解更多信息。

• • 里程费$0.70每英里生效2025年1月1日。2024年的里程费率为每英里0.67美元
  • SBCC里程报销率与IRS手册规则一致。
  • 所有里程以工作地点为起点和终点。所有的里程必须得到你的主管的预先批准。
  • 为员工：
    • 作为差旅和会议费用的一部分所产生的里程数将在同意后记入差旅政策费用报告。请参阅T&C程序了解更多信息。
    • 当地产生的里程，作为您地区批准的业务的一部分，将进入一个信用卡政策费用报告。  转到信用卡政策程序了解更多信息。

向财务处提交的每笔交易都需要原始收据。审计员需要收据原件。并授权以电子方式提交到Concur，财政服务门户网站，并在清晰，逐项和完整的情况下获得授权。

如遗失或未收到收据，请填写遗失收据证明表格

• • 如有任何交易缺少所需的明细收据，请填写并附上此表格，以证明所列的购买仅用于合法的学区目的。
  • 没有收据的现金支付将不予退还。
  • 这张表格是为了应付偶尔遗失收据的情况。地区保留不批准申请的权利。重复使用此表格可能会危及您持有地区卡的权利和获得退款的能力。

使用说明：用于旅行和会议的预先授权。

1. 1. 请求高级授权

1. 1. 1. 至少在旅行前30天将新的员工旅行和会议申请表提交给你的直接主管/副总裁以获得预先批准。
      2. 核实差旅费用的预算。使用每日膳食计算器来协助预算准备。
      3. 核实所需的信用额度。如有必要，可通过财务服务门户网站的“信用卡请求”栏目提交信用卡限额调整请求。
      4. 在安排旅行前，附上日程安排并收集授权签名。
      5. 保留已批准的员工旅行和会议申请表，直到您旅行归来。
   2. 旅行时，享受你的会议！
      1. 获得所有旅行费用的明细收据，包括出租车、班车和停车。
      2. 如果你支付了旅行伙伴的部分费用，请记录下他们的姓名。
      3. 监控你的账单/收据，看看是否有超出你授权范围的“小费”和“捐款”。
   3. 在旅行的30天内，将您的旅行和会议费用报告提交到报销工具。
      1. 附上已填妥并签署的旅行申请表。
      2. 附上一份你的议程。
      3. 附上所有明细收据。如遗失收据，请填写遗失收据誓章。

8 使用这个每日膳食计算器为你即将到来的旅行做预算！

• • 由会议亿博体育提供的膳食不符合报销条件。
  • 议程是Concur中每日请求所需的附件。
  • 每次旅行，雇员可自行选择 要么 统一费率报销或索赔实际膳食费用。亿博体育不亿博体育提供每次会议/旅行可互换的报销方式。你可以在以后的旅行中选择不同的报销方式。
  • 用餐实际费用需亿博体育提供收据。偿还额以每日等值膳食率为上限。任何超出每日最高限额的费用将不予报销。
  • 对于每日一餐，不需要收据
  • 酒精是不报销的。
  • 在支付额外员工/旅伴费用时，在收据上记录员工姓名。
  • 合理的小费最高可报销20%。
  • 合理的送货费用可报销。
  • 添加到餐费、外卖和任何其他发票上的捐款是不可报销的，并且是旅行者的责任。

旅行和会议的里程

• • 2025年每英里0.70美元（自2025年1月1日起，费率增加3美分）
  • 2024年每英里0.67美元

观看一段6分钟的操作视频，输入地区批准使用您的个人车辆的里程报销申请。

• • 地区政策禁止报销电影、私人电话、酒精饮料。员工有责任偿还地区（SBCC）未经授权的费用。
  • 获得所有旅行费用的明细收据，包括出租车、班车和停车。
  • 所有自付现金费用（凭收据原件）将通过Concur报销。如遗失或未收到收据，请填写遗失收据证明表格

观看一段5分钟的如何输入个人费用报销的视频

在某些情况下，一项费用可能需要分成两个单独的预算代码。

• • 例如，两个房间的酒店账单，其中一个是亿博体育员工，另一个是分类员工。为了进入此交易并准确地将费用分配到分类旅行帐户和证明旅行帐户，您需要“分割”费用。

观看一段5分钟的视频，教你如何将费用分摊到多个预算代码中

指引审批官员完成审批程序的说明。

1. 1. 核实所有的收据都包括在内，清晰可辨，并详细列出。
   2. 确认所有的支出都是预先批准并符合地区政策。
      • 审核所有非报销项目（如小费、电影、酒精饮料、私人电话）的收据。员工有责任向学区报销未经授权的费用。
      • 审查膳食要求，确保会议亿博体育提供的膳食不与每日津贴要求重复。在申报实际费用（而不是每日津贴）时，审查收据，以确保申报的数额不超过按确定的每日津贴费率分配的最高膳食额。超过规定最高限额的费用由员工负责。
      • 对于代表第三方报销的任何费用，确保列出第三方的费用。(例如，两个员工房间的酒店房间由一个人担保并支付。申索必须包括其他雇员的姓名。)
   3. 验证使用的预算代码是否合适，确保账户号码与项目准确匹配。

使用地区信用卡的目的包括：

• • 当地区有足够的利益时，地区会向员工发放信用卡。
  • 减少净处理成本，特别是小额交易，同时简化和维持会计和报告控制。
  • 为供应商亿博体育提供支持，改善与偏好信用卡付款的供应商的关系。
  • 为了加快低成本和经常需要的项目的采购和核算。

本程序适用于亿博体育所有持有地区信用卡的员工。地区信用卡由管理层酌情发放给指定员工，并可在任何时候以任何理由吊销。

员工和员工经理都有责任确保遵守所有程序。费用报表将由财务部内部审计员审计，并可能受到外部审计员的检查。由于下列原因，该卡将被撤销：

• • 该卡用于个人或未经授权的目的。
  • 该卡用于购买酒精饮料或任何违反本地区政策、法律或法规的物质、材料或服务。
  • 持卡人分次购买以规避分配给该卡的购买限制。
  • 持卡人使用另一个持卡人的卡来规避指定给任何持卡人的购买限制。
  • 持卡人接受小贩给的个人小费。
  • 持卡人未向审批人员亿博体育提供任何具体的购买信息。
  • 持卡人未能亿博体育提供文件确认在结算周期结束后的第一个月的第14日，在任何12个月内超过一次批准收费。第一次将导致所有卡的特权暂停60天。如果在12个月内再次逾期，该卡将被撤销。
  • 持卡人未能向会计部门亿博体育提供完整的账户信息，以正确记录购买行为。完整的账户信息包括5位数字的基金代码、4位数字的组织代码、6位数字的账户代码和6位数字的程序代码，还可能需要活动代码和/或位置代码
  • 持卡人未遵守任何采购卡政策及程序

信用卡是银行的财产，银行可以根据其政策和程序的规定随时撤销信用卡的特权。

完全批准的费用报告应在每月10日之前提交。

1. 1. 在每月8号之前将您的报表提交到Concur队列，以确保与您的费用相关的预算所有者有时间审查和批准，以便按时交付给会计。
   2. 直到所有预算所有者都批准了报告，报表才算“完整”。只有在报告完全完成之后，它才会记入亿博体育的总账。
   3. 如果您无法处理您的报表，则必须与您的主管一起在Concur中设置委托。在季度末和财政年度（9月、12月、3月和6月）向董事会提交季度报告时，这一点尤为重要。
   4. 如果你不能处理你的信用卡账单，请不要使用它。
   5. 地区卡特权可随时暂停或撤销。

每笔交易的原始收据必须通过Concur以电子方式提交。审计员需要收据原件。

用餐时，您必须亿博体育提供详细的用餐收据（不只是信用卡签字单）。如果您丢失了收据或没有收到收据，您必须填写收据丢失誓章。但是，此表单是用于偶尔丢失收据的情况。重复使用此表格将危及您持有地区卡的权利。

禁止的费用包括预支现金、顾问、个人服务、个人（与sbcc无关的）费用、资本支出购买（如计算机设备和酒精）。这些购买必须偿还给学院，并有理由采取纠正措施，包括永久的卡暂停和终止。

当地发生的里程，作为地区批准业务的一部分，将被记入地区信用卡政策费用报告。

• • 里程费$0.70每英里生效2025年1月1日。20234英里的费率为每英里0.67美元
  • SBCC里程报销率与IRS手册规则一致。
  • 所有里程以工作地点为起点和终点。
  • 所有的里程必须得到你的主管的预先批准。
  • 员工可直接到Concur申领里程报销。地区信用卡保单上不需要“收据”。
  • 查看一步一步的说明，在这里创建您的里程索赔。

每次收费需要以下信息：

• • 基金编号（5位或6位数字编号，例如12245），列明资金来源，即由哪个基金支取款项以支付有关开支)
  • 成本中心编号（一个四位数的数字（例如4074），引用费用归属的成本中心）
  • 账户代码（在Concur报告中不需要账户代码，因为它已被费用描述所取代）
  • 程序代码（引用特定程序的六位数（例如601000））
  • 活动编号（可选，通常只供体育或设施部门使用）
  • 费用类型（代替账户代码）

常见的费用类型有：教学用品、非教学用品、打印/复印、差旅/会议、会议费用、会员资格、其他合同、校园活动、(仅针对IT：计算机设备；教学计算机设备)。

批准

费用报告是逐项审查和批准的。因此，所发生的每一笔费用都将路由到该费用所编码的特定预算所有者。如果你有10个不同的预算代码，那么你就有10个不同的审批人。所有项目必须在报告完成并提交总分类账之前得到批准。

对于每个费用项目，需要以下批准：

1. 1. 预算业主的批准，和
   2. （只适用于信托基金、辅助基金及扶轮社基金，签章卡上指定的第二授权签署人）；和
   3. 由预算经理的主管单独批准。

如果预算经理提交报告，只需要他们主管的批准。在获得所有收据和适当的批准书之前，费用报告才算完整。

指定的代表

审批人可以指派一名代表在任何时间内监督其审批队列。委托由批准者设置，授予对其队列的访问权限。

1. 1. 转到您的“同意”屏幕右上方的“头像”，然后单击“配置文件设置”。
   2. 在配置文件设置中，选择“费用委托”。
   3. 选择“添加”，从员工列表中找到您选择的代表，然后在下拉菜单中单击他们。
   4. 选择与要授予委托的权限（访问权限）相关联的每个框
   5. 保存。

地区信用卡是由管理层自行决定发给指定雇员的，目的是简化业务、增加灵活性和降低净处理成本。

亿博体育提供给地区雇员的标准限额是500美元的单次采购限额和1000美元的每月采购限额。预算所有者可以根据其具体项目的计划支出和需求为其员工要求其他限制。鼓励员工监控自己的支出，以确保在需要的时候有资金可用。

1. 1. 单次购买限额
   2. 每月交易限额
   3. 请求的临时增加金额
   4. 临时增加的生效和结束日期
   5. 取消持卡人特权
   6. 在增加预算之前，请求将被发送给审批经理（组织的预算所有者）审批。

提前计划!更改最多需要五个工作日才能生效。

要发起新卡请求，请转到财政服务门户 8信用卡申请

• • 新信用卡申请：
    1. 确定每日和每月的交易限额
    2. 申请新地区信用卡日期
    3. 查明地区信用卡的主要用途
    4. 在增加预算之前，请求将被发送给审批经理（组织的预算所有者）审批。
  • 提前计划!允许多达两周的设置和运输新的地区信用卡。

可在办公时间内领取。

1. 1. 携带带照片的身份证件（校园卡、驾照、政府批准的身份证件）
   2. 信用卡不得由第三者（持卡人以外的个人）领取。

要启动您的信用额度更改，请转到财政服务门户 8信用卡申请

• • 更改信用额度申请：
    1. 确定单一采购限制需求
    2. 确定每月的总限额需求
    3. 确定时间表（临时或永久）
    4. 对于临时增加，包括临时增加的生效日期和结束日期
  • 在增加预算之前，请求将被发送给审批经理（组织的预算负责人）审批。
  • 提前计划!更改最多需要五个工作日才能生效。

如果您发现您的卡被欺诈使用，或者您的卡丢失或被盗，您需要联系客服800-344-5696。

持卡人必须打这个电话。美国银行（信用卡亿博体育提供商）将不允许除持卡人以外的任何人报告欺诈性收费或更改名称（如果更改名称）。注意：该卡与您的个人社会安全号码无关；它与您的k号相连，所以打电话给银行时请随身携带。

SBCC有一个与所有信用卡绑定的专用电话号码。与信用卡关联的号码为：805-730-8775。如果你打电话给美国银行询问银行卡的问题，你将需要这个电话号码。请不要更改这个电话号码。

注意：如果您是SBCC商务旅行，特别是国际旅行，您有责任在旅行前通知银行，以避免卡上的虚假欺诈。

如果信用卡持卡人意外在其地区卡上进行了个人消费，亿博体育将为持卡人开具有关费用的发票。

1. 1. 当提交地区费用报告时，请选择“个人费用”作为费用类型。
   2. 在费用报告被完全批准后，会计部将给你开帐单。
   3. 发票将有一个选项，写一张支票，在出纳员办公室用现金支付，SS-150，或在线支付。
      1. 注意：通过自助服务门户网站使用信用卡在线支付，请进入校园门户网站，选择“学生”选项卡，“支付我的日程/账单”。
      2. 每位员工都应该在校园门户中看到“学生”选项卡，无论您过去是否曾是SBCC的学生。如果您没有看到“学生”选项卡，请与亿博体育的IT部门联系，亿博体育提供您的姓名和员工ID (k#)，要求启用“学生”选项卡。

观看一段5分钟的如何输入个人费用报销的视频

信用卡使用协议必须在收到信用卡时签署。不签署此表格将导致您的信用卡被吊销。

地区信用卡是一项特权。亿博体育感谢您在遵守这些程序方面的努力，因为这有助于继续获得这一特权。